INFORMES

Informes
Los informes nos sirven para realizar listados por impresoras de los datos de una tabla. Estos listados se pueden personalizar o bien utilizar un asistente (parecido al de los formularios)
De hecho, la función de los informes y los formularios es muy parecida: mejorar el aspecto de la tabla con colores, fondos, etc. La única diferencia, prácticamente, es que los formularios se utilizan para trabajar con la tabla en pantalla y los informes para realizar listados en la impresora.
Lo primero que vamos a necesitar es la siguiente tabla, así que créala y ten en cuenta que todos los campos serán de tipo texto menos 'fecha' que será de tipo 'fecha/hora', 'casado' que será de tipo 'si/no' y 'sueldo' que será de tipo 'moneda'. Los campos de tipo 'si/no' aparecen luego en forma de casilla de selección, cuando vayas a rellenarlo verás que pulsando sobre el campo con el ratón se activa o se desactiva (representando el si y el no). Crea la tabla y dale el nombre:

Para crear un informe nuevo puedes hacer lo siguiente:
Abre una base de datos que tengas ya creada (vale alguna que hayas creado siguiendo este tutorial, por ejemplo). Activa la hoja 'informes' en la parte superior de la ventana de la base de datos Pulsa el botón 'nuevo' Selecciona 'asistente para informes' En la casilla inferior (en blanco), selecciona la tabla EMPLEADOS Pulsa el botón aceptar Aquí aparecen dos paneles, uno a la izquierda (con los nombres de los campos de la tabla) y otro a la derecha (vacío). Los campos que pases al panel de la derecha serán los que aparezcan en el informe. Para pasar campos al panel de la derecha, puedes utilizar los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa un solo campo cada vez que lo pulsas, (>>) pasa todos los campos al panel de la derecha, (<) quita uno de los campos del panel de la derecha (<<) quita todos los campos del panel de la derecha Añade todos los campos al panel derecho y pulsa el botón 'siguiente' El siguiente paso es el de 'nivel de agrupamiento'. Aquí puedes indicar que el listado aparezca en 'grupos'. ¿qué tipo de grupos? pues por ejemplo, en nuestra tabla existe un campo llamado DEPARTAMENTO, que contiene el departamente donde trabaja cada empleado. Si le indicamos a Access que agrupe el listado por este campo, hará que aparezcan primero los de un departamento y luego los de otro. Para ello haz clic sobre el campo DEPARTAMENTO y luego pulsa el botón ( > ) para añadirlo al panel de la derecha. Pulsa el botón 'siguiente' En esta ventana tienes la posibilidad de añadir un 'orden' a la tabla. Por ejemplo, si estás haciendo un informe para una tabla que tiene nombres y apellidos, puede ser bastante útil ordenar la tabla primero por los apellidos y luego por los nombres, de forma que si hubiera dos hermanos, aparecería primero el que le correspondiera alfabéticamente según su nombre. Tienes cuatro casillas numeradas del 1 al 4. Pulsa sobre la primera y selecciona el campo 'apellidos'. Este será el campo principal por el que se ordenará la tabla. Puedes hacer lo mismo en la segunda casilla y seleccionar 'nombre' Abajo tienes un botón llamado 'opciones de resumen'. Este botón te permite añadir al final del listado algunas operaciones. Por ejemplo, podemos decirle a Access, que haga una media de los sueldos, por ejemplo. Para ello pulsa el botón 'opciones de resumen'. Fíjate que aparece solo el nombre del campo 'sueldo' ya que es el único numérico con el que se pueden hacer operaciones. Puedes hacer las operaciones suma, promedio, máximo y mínimo sobre el campo, según la casilla que selecciones (prueba por ejemplo la del promedio) Pulsa el botón 'aceptar' Pulsa el botón 'siguiente' El paso siguiente es muy sencillo. Tienes una serie de distribuciones disponibles (en pasos, esquema, bloque, etc.). Si seleccionas cada una de ellas, verás un ejemplo de cómo es en el panel de la izquierda. Algunas distribuciones aprovechan el papel mejor que otras, otras muestran líneas o cuadros. Más a la derecha puedes indicar si deseas que el papel aparezca en horizontal o en vertical. El horizontal está recomendado cuando se van a visualizar muchos campos. Como este no es el caso, déjalo en vertical. Selecciona una cualquiera y pulsa el botón Siguiente Ahora puedes escoger un estilo. Los estilos se basan en tipos de letra, colores y líneas que den un aspecto homogéneo a la tabla cuando la imprimas. Selecciona el que más te guste y pulsa el botón 'Siguiente' Para terminar solo tienes que darle un nombre al informe, normalmente aparece indicado el mismo nombre que tiene la tabla que estás utilizando para hacer el informe, si no te gusta puedes cambiarlo. Pulsa el botón 'Terminar' Si lo has hecho bien verás una vista preliminar del informe Si lo quieres imprimir, selecciona 'archivo' en la parte superior de la ventana de Access. Luego 'imprimir' y luego 'aceptar'