domingo, 14 de octubre de 2007

BASE DE DATOS


Una base o banco de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.

Una base de datos es un conjunto de información (datos), de cualquier tipo, ordenada en forma sistemática, la cual posteriormente puede ser empleada y consultada para su uso. Una base o banco de datos suelen usarse para el control oportuno de la información en cualquier lugar donde se encuentra una gran cantidad de información que requiera tener un orden sistemático.

BASE DE DATOS RELACIONALES

RELACIONES

Las relaciones de las bases de datos es la coneccion entre dos o mas tablas mediante un campo clave en comun.

Si deseas crear una relacion de bases de datos sigue los siguientes pasos:

Acceder ala ventana de relaciones, ya sea por la ventana Base de datos, ir al menú Herramientas, y elegir la opción Relaciones o Hacer clic sobre el botón de la barra de h
erramientas.


Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha ahí seleccionaras las tablas que quieras agregar.




Ya que seleccionaste todas, haces clic sobre el botón Agregar. Y por ultimo en el botón cerrar.
Para crear la relación, Ir sobre el campo de relación de la tabla principal. Pulsar el botón izquierdo del ratón y
manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo código de la tabla secundaria.


Te aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones, En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de éstos el nombre de los campos de relación siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de información.

ACCESS COMO MANEJADOR DE BASE DE DATOS

ACCESS COMO MANEJADOR DE BASES DE DATOS

Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD), por medio de tablas, consultas, formularios, informes,macros y modulos. En las cuales se pueden llevar acabo diversas operaciones, como son :

Crear una base de datos.
Introducir datos en una base de datos.Modificar información existente. Eliminar información de la base de datos. Buscar un dato en concreto. Clasificar los registros de la base de datos. Copiar el contenido de una base de datos en otra. Realizar consultas sobre el contenido de una base de datos. Realizar cálculos basándose en el contenido de una base de datos. Imprimir los datos existentes.


Para hacer una base de datos en access es de gran importancia que se analicen determinadamente cada uno de los datos con los que se van a trabajar por lo cual hay que determinar sierto tiempo para su especificación de información.
Antes de diseñar una base de datos debemos tomar en cuenta los siguientes puntos:
-Determinar la finalidad de la base de datos.-Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.-Determinar los campos que se necesitan en las tablas.-Identificar los campos con valores exclusivos.-Determinar las relaciones entre las tablas.-Precisar el diseño.-Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos.-Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.




Para llevar a acabo una base de datos en access sigue los siguientes pasos:


Hacer ingresar en la opción Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.


· También podemos dar un clic cobre la barra de herramientas en el siguiente icono, donde nos aparecerá el panel de tareas y podremos seleccionar la opción “base de datos en blanco.

Una ves escogido esta opción deberemos guardar y dar una ubicación a nuestra nueva base de datos mediante un cuadro de dialogo que inmediatamente nos aparecerá en pantalla en el también especificaremos el nombre de nuestra nueva base de datos





Una ves terminado la asignación del nombre de nuestra base de datos nos aparecerá el siguiente recuadro con el cual podremos trabajar nuestra base de datos. El la imagen se pueden apreciar los objetos con los cuales trabajaremso en nustra base de datos como son las tablas, consultas, formulas etc.

TABLAS

Tablas


Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.
Para generar una tabla en Access se puede escoger diversas opciones de la manera en como se va a crear son las que encontrábamos en el menú objetos crear tabla. En la opción “Crear tabla en vista de diseño” configuramos más detalladamente la tabla a crear, en ella escogemos desde el nombre de los campos, el tipo de datos con los cuales se llenara los campos, hasta si podemos definir que el campo seleccionado sea requerido o las diversas opciones que se vieron en las propiedades de los campos.



Para guardar una tabla creada



En la opción archivo y elegir la opción guardar o se puede dar un clic sobre el icono siguiente inmediatamente nos aparecerá un recuadro como el de abajo donde tendremos que elegir el nombre de nuestra tabla.

CONSULTAS

Consultas
Las consultas en Access nos permiten 'filtrar' la información proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda telefónica, podríamos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los teléfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos determinados.
Podemos utilizar consultas tanto para campos numéricos como para campos de tipo texto. Para comprender mejor como funcionan las consultas, crea la siguiente tabla en Access (si no sabes cómo hacerlo, míralo en el capítulo 1 de este tutorial). Todos los campos son de tipo 'texto', ten en cuenta que, aunque el teléfono va a contener números, no vamos a realizar operaciones con ellos (no vamos a sumar los números de teléfono, por ejemplo), además, puede que queramos incluir guiones (-), paréntesis u otros signos dentro del número. Cuando guardes la tabla asígnale el nombre de 'AGENDA' (sin las comillas)
Para crear una consulta se realizan los siguintes acciones
Primero debes activar el apartado de consultas en la ventana de la base de datos. Fíjate que en la parte superior aparece junto a 'Tablas', el apartado 'Consultas', haz clic sobre este apartado para crear la consulta Haz clic sobre el botón 'Nuevo' Selecciona la opción Vista diseño y pulsa el botón aceptar Aparecerá una nueva ventana con todas las tablas que tienes creadas en la base de datos. Entre ellas debe de aparecer la que acabas de crear AGENDA (o el nombre que le hayas asignado) Selecciónala con el botón izquierdo del ratón y luego pulsa el botón Agregar. Si lo haces bien, verás que aparece una pequeña ventana en la parte superior izquierda de la pantalla con el nombre de la tabla (si no es así, vuelve a repetir la operación hasta que aparezca) Pulsa el botón Cerrar Fíjate que en la pequeña ventana que tienes arriba, aparecen los nombres de los campos de la tabla (nombre, apellidos, ciudad y teléfono) En la parte de abajo aparece otra ventana más grande (que está vacía) llena de filas (campo, tabla, orden, mostrar, criterios, o) Haz un doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el campo 'Nombre' (en la ventana pequeña de arriba). Si lo haces bien, verás que este campo aparece en la primera de las columnas de la ventana de abajo y que debajo del nombre del campo, aparece el nombre de la tabla Repite lo mismo para el campo apellidos (haz un doble clic sobre él con el botón izquierdo del ratón) Si lo has hecho bien, deberías tener dos columnas, una con el campo 'nombre' y otra a la izquierda con el campo 'apellidos' Para comprobar el resultado haz clic sobre el botón 'Vista' (en la parte superior de la ventana de Access, el primero de la izquierda, justo debajo de la palabra 'Archivo') Si lo has hecho bien, verás que aparecen los datos de la tabla, pero solo el nombre y los apellidos, no aparecen los otros dos campos porque no han sido añadidos.

FORMULARIO

Formulario
¿Qué es un formulario? Para Access, un formulario no es más que un formato de pantalla que se utiliza para mejorar la imagen de las tablas
Ya sabes que cuando trabajas con una tabla, esta aparece en filas y columnas (parecido al formato de una hoja de cálculo). El fondo normalmente en color blanco. Las letras normalmente en color negro. Algo monótono.
Podemos mejorar el aspecto de una tabla cuando la visualizamos en pantalla gracias a los formularios.
Para crear un formulario, prueba los siguientes pasos:
1-Abre una base de datos que tengas creada (vale cualquiera que hayas creado siguiendo este tutorial, por ejemplo) 2.-Activa la hoja 'Formularios', en la parte superior de la ventana de la base de datos Pulsa el botón 'Nuevo' Una de las formas más sencillas de crear un formulario es utilizando el 'asistente'. El asistente es un pequeño programa que, formulándonos una serie de preguntas, es capaz de crear por sí solo un formulario (lo malo es que siempre suele hacerlo a su manera y, a lo mejor, no se ajusta exactamente a lo que nosotros buscamos) 3.-Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opciòn 'asistente para formularios' 4.-En la casilla en blanco que tienes un poco más abajo puedes elegir la tabla que quieres utilizar para crear el formulario. Selecciona una cualquiera y pulsa el botón aceptar Verás que sale una nueva ventana con los nombres de los campos que componen la tabla A la derecha tienes un panel en blanco. Los campos que pases a este panel, son los que aparecerán en el formulario. Para pasar los campos al panel de la derecha puedes utilizar uno de los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa los campos a la derecha de uno en uno; (>>) pasa todos los campos a la derecha de una sola vez; (<) quita un campo del panel de la derecha y (<<) quita todos los campos que están en el panel de la derecha. Utilizando estos botones pasa varios campos (incluso todos) al panel de la derecha 5.-Pulsa el botón 'Siguiente' En esta ventana simplemente tienes que elegir el formato que quieres que se utilice para mostrar los campos: 'En columnas' y 'Justificado' hace que aparezca solo un registro por pantalla (igual que un DNI, por ejemplo), 'Tabular' y 'Hoja de datos' hace que aparezcan los datos en columnas (parecido a cuando ves la tabla). Selecciona 'En columnas' por ejemplo Pulsa el botón 'Siguiente' Ahora tienes distintos estilos para aplicar al formulario. Los estilos son simplemente algunas combinaciones de colores, fondos y tipos de letra que se van a aplicar para ver la tabla. Ve haciendo clic sobre todos ellos y fíjate en el ejemplo que aparece a la izquierda. Cuando veas uno que te guste, selecciónalo con el ratón y luego pulsa el botón 'Siguiente' En este último paso, simplemente tienes que escribir un nombre para el formulario (en la parte superior de la ventana). Normalmente ya aparece el nombre de la tabla que has utilizado para crear el formulario, si no quieres cambiar este nombre por otro simplemente pulsa el botón 'Terminar' Tras unos segundos, verás el formulario en pantalla con el estilo de colores que seleccionaste Fíjate que en la parte inferior del formulario tienes una serie de botones. Estos botones te sirven para pasar de un registro a otro: ( < ) pasa al primer registro, ( < ) retrocede un registro (no funciona si estás en el primero), ( > ) avanza un registro, ( > ) avanza hasta el último registro y ( >* ) añade un nuevo registro. Aquí puedes ver los datos que tienes escritos, borrarlos, modificarlos, añadir datos nuevos, ... igual que en la tabla, ya que, de hecho, lo que estás biendo es la tabla, lo que ocurre esque la estás viendo a través del formulario, que es el que le da la apariencia, los colores, etc.

INFORMES


Informes
Los informes nos sirven para realizar listados por impresoras de los datos de una tabla. Estos listados se pueden personalizar o bien utilizar un asistente (parecido al de los formularios)
De hecho, la función de los informes y los formularios es muy parecida: mejorar el aspecto de la tabla con colores, fondos, etc. La única diferencia, prácticamente, es que los formularios se utilizan para trabajar con la tabla en pantalla y los informes para realizar listados en la impresora.
Lo primero que vamos a necesitar es la siguiente tabla, así que créala y ten en cuenta que todos los campos serán de tipo texto menos 'fecha' que será de tipo 'fecha/hora', 'casado' que será de tipo 'si/no' y 'sueldo' que será de tipo 'moneda'. Los campos de tipo 'si/no' aparecen luego en forma de casilla de selección, cuando vayas a rellenarlo verás que pulsando sobre el campo con el ratón se activa o se desactiva (representando el si y el no). Crea la tabla y dale el nombre:

Para crear un informe nuevo puedes hacer lo siguiente:
Abre una base de datos que tengas ya creada (vale alguna que hayas creado siguiendo este tutorial, por ejemplo). Activa la hoja 'informes' en la parte superior de la ventana de la base de datos Pulsa el botón 'nuevo' Selecciona 'asistente para informes' En la casilla inferior (en blanco), selecciona la tabla EMPLEADOS Pulsa el botón aceptar Aquí aparecen dos paneles, uno a la izquierda (con los nombres de los campos de la tabla) y otro a la derecha (vacío). Los campos que pases al panel de la derecha serán los que aparezcan en el informe. Para pasar campos al panel de la derecha, puedes utilizar los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa un solo campo cada vez que lo pulsas, (>>) pasa todos los campos al panel de la derecha, (<) quita uno de los campos del panel de la derecha (<<) quita todos los campos del panel de la derecha Añade todos los campos al panel derecho y pulsa el botón 'siguiente' El siguiente paso es el de 'nivel de agrupamiento'. Aquí puedes indicar que el listado aparezca en 'grupos'. ¿qué tipo de grupos? pues por ejemplo, en nuestra tabla existe un campo llamado DEPARTAMENTO, que contiene el departamente donde trabaja cada empleado. Si le indicamos a Access que agrupe el listado por este campo, hará que aparezcan primero los de un departamento y luego los de otro. Para ello haz clic sobre el campo DEPARTAMENTO y luego pulsa el botón ( > ) para añadirlo al panel de la derecha. Pulsa el botón 'siguiente' En esta ventana tienes la posibilidad de añadir un 'orden' a la tabla. Por ejemplo, si estás haciendo un informe para una tabla que tiene nombres y apellidos, puede ser bastante útil ordenar la tabla primero por los apellidos y luego por los nombres, de forma que si hubiera dos hermanos, aparecería primero el que le correspondiera alfabéticamente según su nombre. Tienes cuatro casillas numeradas del 1 al 4. Pulsa sobre la primera y selecciona el campo 'apellidos'. Este será el campo principal por el que se ordenará la tabla. Puedes hacer lo mismo en la segunda casilla y seleccionar 'nombre' Abajo tienes un botón llamado 'opciones de resumen'. Este botón te permite añadir al final del listado algunas operaciones. Por ejemplo, podemos decirle a Access, que haga una media de los sueldos, por ejemplo. Para ello pulsa el botón 'opciones de resumen'. Fíjate que aparece solo el nombre del campo 'sueldo' ya que es el único numérico con el que se pueden hacer operaciones. Puedes hacer las operaciones suma, promedio, máximo y mínimo sobre el campo, según la casilla que selecciones (prueba por ejemplo la del promedio) Pulsa el botón 'aceptar' Pulsa el botón 'siguiente' El paso siguiente es muy sencillo. Tienes una serie de distribuciones disponibles (en pasos, esquema, bloque, etc.). Si seleccionas cada una de ellas, verás un ejemplo de cómo es en el panel de la izquierda. Algunas distribuciones aprovechan el papel mejor que otras, otras muestran líneas o cuadros. Más a la derecha puedes indicar si deseas que el papel aparezca en horizontal o en vertical. El horizontal está recomendado cuando se van a visualizar muchos campos. Como este no es el caso, déjalo en vertical. Selecciona una cualquiera y pulsa el botón Siguiente Ahora puedes escoger un estilo. Los estilos se basan en tipos de letra, colores y líneas que den un aspecto homogéneo a la tabla cuando la imprimas. Selecciona el que más te guste y pulsa el botón 'Siguiente' Para terminar solo tienes que darle un nombre al informe, normalmente aparece indicado el mismo nombre que tiene la tabla que estás utilizando para hacer el informe, si no te gusta puedes cambiarlo. Pulsa el botón 'Terminar' Si lo has hecho bien verás una vista preliminar del informe Si lo quieres imprimir, selecciona 'archivo' en la parte superior de la ventana de Access. Luego 'imprimir' y luego 'aceptar'